viernes, 5 de febrero de 2016

Como utilizar EXCEL - Sencillos pasos

reparacionesCon Excel puedes crear y entregar formato a una hoja de cálculo y a un libro (fichero que contiene una o bien más hojas de cálculo), edificar modelos para el análisis de datos, redactar fórmulas, efectuar muchos cálculos, y presentar gráficos profesionales. Excel es un programa de hoja de cálculo de gran alcance creado por Microsoft Office. Si aprendes a dominar este programa, podrías crear sencillamente estados de flujo de efectivo, estados de ingresos, presupuestos, calendarios o bien estados de pérdidas.

Abre el programa Excel. Posiblemente exista un acceso directo en el escritorio, o bien probablemente debas hacer click en "Comienzo" y después en "Programas" para encontrar el icono de Excel.

Empieza un nuevo libro (un fichero de Excel). Haz click en "Fichero" y después en "Nuevo". En "Plantillas libres", haz click en "Libro en blanco" y después en "Crear". Ahora, se va a abrir un libro en blanco.


Guarda el libro. Haz click en el botón de Office (o bien en la pestañita Fichero si cuentas con una versión precedente de Excel) y escoge "Guardar como". Elige una localización en tu computadora para guardar el fichero (por servirnos de un ejemplo, la carpetita "Mis documentos"), digita el nombre de tu libro en el cuadro "Nombre del archivo", y cerciórate de que el tipo del archivo esté configurado como "Libro de Excel". Como veis esto es un blog de fácil comprensión.


Familiarízate con el lenguaje preciso para usar este programa. Es esencial conocer los términos más frecuentes en tecnología para poder usar con facilidad y entender mejor las guías de esta clase de programas.
• Una fila es una sección que cruza la pantalla de derecha a izquierda. Las filas están indicadas por números a lo largo del lado izquierdo de la pantalla.
• Una columna es un conjunto de datos que va desde la parte superior hasta la parte inferior de la hoja de cálculo, y se identifica con una letra en la parte superior de la hoja.
• Una celda es cualquier cuadrado individual de la hoja de cálculo en el como se ponen los datos.

Prepara la hoja de cálculo para guardar los datos. Cada libro de Excel tiene tres hojas de trabajo predeterminadas. La “Hoja 1” se abre de forma predeterminada y puedes localizar su pestañita en la parte inferior de la ventana.

Cambia el nombre de una hoja haciendo click derecho sobre la pestañita “Hoja 1”. Escoge la opción "Mudar nombre" y escribe el nuevo nombre para la hoja.
• Si es preciso, añade más hojas haciendo click en el botón a la derecha de "Hoja tres", que muestra una hoja de papel con una estrella en el rincón.
En la fila superior de la hoja, escribe un título en todos y cada celda para identificar aquello que vas a poner en todos y cada columna. Por poner un ejemplo, podrías redactar “Nombre”, “Fecha” y “Cantidad”. Las filas bajo estos títulos son para poner tus datos.

Guarda tus avances frecuentemente. Conforme introduces tus datos, debes guardar tu trabajo frecuentemente haciendo click en el símbolo de disquete en la parte superior izquierda de la pantalla, o bien haciendo click en el botón de Office y escogiendo la opción "Guardar". Como opción alternativa, puedes sostener presionada la tecla "Ctrl" en tu teclado mientras que presionas la tecla "G".


Ingresar y administrar datos en Excel

Empieza a ingresar los datos en las celdas de la hoja de cálculo. Posiblemente desees empezar con una o bien 2 columnas o bien filas para practicar ya antes de ingresar todos y cada uno de los datos en la hoja.
• Haz click en una celda y escribe los datos.
• Para editar los datos tras ingresarlos en la celda, haz doble click en la celda o bien edita los datos en la barra de edición en la parte superior de la hoja de cálculo (la que se halla justo por sobre las letras de las columnas).

Aprende a darle formato a las celdas. Se emplea el formato "General" de forma predeterminada, mas puedes mudar las configuraciones de cada celda, fila o bien columna.
• Este formato se puede mudar a uno preestablecido (como “Número”, “Fecha”, “Hora”, o bien “Moneda”) escogiendo la flecha desplegable al lado de "General" en la pestañita "Comienzo".
• Además de esto, puedes mudar el género de letra y estilo, tal como la alineación de los números o bien el texto usando las secciones de "Fuente" y "Alineación" de la pestañita "Comienzo".
• Cambia el formato de una columna entera, escogiendo la letra en la parte superior y después efectuando los cambios.
• Cambia el formato de una fila entera eligiendo el número en el lado izquierdo de la pantalla y después efectuando los cambios.
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• Ingresa tus datos. Añade todos y cada uno de los datos a la hoja de cálculo.
• Presiona la tecla “Enter” para pasar a la próxima celda (bajo la celda actual). Presiona la tecla “Tab” para pasar a la celda de la derecha, o bien usa ciertas teclas de dirección para mudar de celda.
• Recuerda que siempre y en todo momento debes guardar tus avances.

Ordena tus datos. Elige los datos que quieres ordenar. Si quieres, puedes elegir columnas individuales o bien columnas múltiples y también incluir títulos de texto.
• Asegúrate de escoger múltiples columnas si quieres sostener las filas de datos juntas. Si ordenas una sola columna, el orden de la columna cambiará, mas va a dejar las columnas lindantes sin ordenar.
• Escoge la pestañita “Datos” y haz click en "Ordenar". Aparecerá un cuadro de diálogo de ordenación.
• Escoge la columna que quieres ordenar en la lista "Ordenar por". Si has ingresado títulos en la fila superior, los títulos de tus columnas aparecerán en el cuadro "Ordenar por".
• Escoge "Valores", "Color de celda", "Color de fuente" o bien "Icono de celda". Si has ingresado un texto, probablemente desees escoger “Ordenar por Valores".
• Escoge el orden en que quieres aplicar la operación de ordenación. Este puede ser ascendiente o bien descendente (“de la A a la Z” o bien “de la Z a la A” para textos, o bien “de mayor a menor” o bien “de menor a mayor” para números).

Filtra tus datos. Escoge los datos que quieres filtrar destacando una o bien múltiples columnas.
• Elige la pestañita “Datos” y haz click en "Filtro" (el icono de embudo) en la sección “Ordenar y filtrar”.
• Las flechas aparecerán en la parte superior de cada columna. Haz click en la flecha para poder ver la lista de opciones en el encabezado de la columna.
• Escoge los valores que quieres usar y haz click en "Admitir" para poder ver los desenlaces. El resto de tus datos se esconderá a fin de que puedas ver solo los datos filtrados.
• Restaura el resto de tus datos escogiendo la opción "Borrar" (el icono que muestra un embudo con una “X” roja al lado de este) en la sección “Ordenar y filtrar” de la pestañita “Datos”.
Busca textos concretos en tu libro. Haz click en el icono "Buscar y escoger" (prismáticos) en la pestañita “Inicio”.
• Haz click en "Buscar" y escribe el texto que buscas.
• Escoge "Buscar todos" y aparecerá una lista con todas y cada una de las instancias de ese texto en la hoja de cálculo. Nota: para buscar en todo el libro, escoge el botón "Opciones" en la ventana emergente “Buscar y reemplazar” y en la opción "En", cambia "Hoja" por "Libro", y después haz click en "Buscar todos".

Imprime la hoja de trabajo haciendo click en "Fichero" y después en "Imprimir", o bien sosteniendo presionada la tecla control en tu teclado mientras que presionas la tecla "P" (comando de teclado: “Ctrl + P”).
• Puedes conseguir una vista preliminar del fichero haciendo click en el botón de Office y después en "Imprimir". Entonces, puedes elegir la opción "Vista preliminar". Desde allá, puedes escoger el icono de impresión en la parte superior izquierda de la pantalla.
• Puedes mudar la configuración, el tamaño, los márgenes y otras alternativas de página accediendo al menú "Configurar página" en la pestañita "Diseño de página". Elige la flecha pequeña en el rincón de la sección "Configurar página" para expandir el menú.
• Ajusta toda la hoja de cálculo a fin de que encaje en una sola página impresa accediendo a la pestañita "Diseño de página". Entonces, haz click en la flecha pequeña a la vera de "Ajustar a". Bajo "Ajuste de escala" en la pestañita "Página", elige "Ajustar a" y cambia la configuración a "1 página de ancho por 1 de alto". Entonces, haz click en “Aceptar”.
• Para imprimir solo una parte, haz click sobre la hoja de cálculo y elige el rango de datos que quieres imprimir haciendo click, sosteniendo pulsado el botón del ratón y arrastrándolo para cubrir la selección que quieres. Entonces, haz click en el botón de Office, elige "Imprimir" y escoge "Imprimir Selección" en "Configuración". Entonces, haz click en “Aceptar”.
• Usa el cuadro desplegable bajo "Impresora" para poder ver las impresoras que se hallan instaladas en el equipo y elige la impresora que quieres emplear.


Efectuar cálculos básicos

reparacionesEmplea la función de sumatoria para efectuar una suma básica en la columna.Haz click en la celda vacía bajo una columna de números que quieres sumar.
• Haz click en el símbolo "Autosuma" al lado derecho de la cinta de la pestañita “Inicio” (que semeja una "M" de costado).
• Haz click una segunda vez y la celda anteriormente vacía ahora mostrará el total de la columna de números.

Usa un signo igual (=) para iniciar una fórmula. Si vas a ingresar una fórmula a mano (en vez de emplear el botón de sumatoria), debes iniciar la fórmula con un signo igual. Pone primero el signo igual en la celda en la que quieres que aparezca la respuesta.

Suma una columna entera de números. Puedes efectuar esto usando la Autosuma (examina el paso 1 de esta sección), mas asimismo lo puedes efectuar escribiendo la fórmula mismo.
• Digita el signo “=” en una celda vacía (en la que quieres que aparezca la suma), y después, escribe “SUM”.
• Digita un paréntesis de apertura "(", entonces, la letra de la columna y el número del rango superiores (primeros) que quieres sumar. Ahora, digita el signo de 2 puntos.
• Escribe la letra de la columna y el número del rango inferiores (últimos) que quieres sumar. Ahora, cierra el paréntesis para encerrar las letras y los números. Por poner un ejemplo, tu fórmula debe quedar de la próxima manera: “=SUM(B5:B9)”. Presiona “Enter” a fin de que tu columna de números se sume.

Suma números usando tu fórmula. Si quieres sumar números que no están alineados en una columna, puedes crear tu fórmula para sumar.
• Haz click en la celda vacía en la que te agradaría que aparezca la suma.
• Digita el signo “=”. Entonces, haz un click en la primera celda que quieres sumar o bien escribe la letra de la columna y el número de fila pertinente a tu primer número (por servirnos de un ejemplo, “B2”).
• Digita el signo “+” y después haz click en la próxima celda que quieres sumar o bien escribe la letra de la columna y el número de fila pertinente a tu segundo número. Por poner un ejemplo “=B2+C5”. Repite hasta el momento en que hayas elegido todos y cada uno de los números que quieres sumar. Presiona “Enter” y aparecerá la respuesta. Hemos observado casos que llevando una contabilidad de una multinacional y no haber guardado lo realizado, borrarse todo por un problema y tener que llamar a una empresa de reparacion para la recuperación de datos.

Emplea exactamente el mismo procedimiento para quitar, mudando el signo “+” por “-”. En una celda vacía, digita el signo “=”. Entonces, escribe la letra de la columna y el número de fila del primer valor. Digita el signo “-“, y después, el segundo número (por servirnos de un ejemplo, “=D5-C5”). Presiona “Enter” y aparecerá el cálculo.


Crear gráficos
Escoge los datos que quieres que aparezcan en el gráfico.
• Sitúa la pestañita “Insertar” y la sección “Gráficos”.
• Haz click en el tipo y subtipo de gráfico que quieres usar.

Crea una tabla escogiendo un rango de celdas. Todas y cada una de las celdas pueden contener tus datos, o bien ciertas pueden estar vacías.
• Busca la pestañita “Inicio” y la sección “Estilos”. Entonces, haz click en "Entregar formato como tabla".
• Elige el estilo de la tabla desde las muchas opciones que aparecen.

Sombrea o bien colócale bordes a tus celdas. Elige el rango de celdas al que quieres aplicarle esto.
• Ve a la pestañita “Inicio” y después a la sección “Fuente”.
• Haz click en "Fuente" y en la pestañita "Bordes".
• En el cuadro de diálogo, elige el estilo requerido.
• Para sombrear celdas, ve a la pestañita “Inicio” y a la sección “Fuente”
• Haz click en "Fuente" y en la pestañita "Relleno", y elige el tono de sombreado que desees.